policys

För att kunna ansöka till en utbildning behöver du registrera ett konto på YH-antagning.  Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna hantera din ansökan och fatta ett beslut om antagning samt kommunicera med dig om utbildningen du ansökt till eller påbörjat en ansökan till. Om du blir antagen till utbildningen kommer vi även använda dina uppgifter för att skicka studierelaterad information till dig.

Uppgifter vi behandlar om dig i samband med en ansökan är:

• Namn
• Personnummer
• Adress
• E-post
• Telefonnummer
• Ansökningshandlingar (betygsdokument, tjänstgöringsintyg och/eller övrig information som krävs i enlighet med ansökan)
• Vald(a) utbildning(ar)
• Skola,
• Resultat i eventuell urvalsprocess samt information om du blivit antagen eller inte.

Om du har skyddad identitet och vill göra en ansökan behöver du kontakta Anna-Karin Forssén, chef för antagningsenheten på AcadeMedia, anna-karin.forssen@academedia.se, med den e-postadress du vill använda i din ansökan.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter du anger via YH-antagning behandlas av Learnpoint AB, som är leverantör av systemet, och delas med Futuregames AB. Du kan begära att kontot raderas genom att kontakta Learnpoint AB, men utan ett konto kan du inte ändra och eller lämna in din ansökan.

Rättslig grund

Allmänt intresse, erbjuda utbildning i enlighet med förordningen (2009:130) om yrkeshögskola samt i enlighet med föreskrifter utfärdade av Myndigheten för yrkeshögskolan.

Bevarande tid

Personuppgifter som du lämnat i samband med en ansökan lagras i tre år efter att ansökningsperioden är över för utbildningen, oavsett om du blir antagen eller inte. Detta gör vi eftersom vi måste bevara dokumentation kring antagningsprocessen och kunna visa upp hur ärenden handläggs, till exempel i samband med att Myndigheten för yrkeshögskolan utövar tillsyn eller om du vill överklaga antagningsbeslutet.

Futuregames AB med tillhörande varumärken använder olika digitala system, plattformar och tjänster för att genomföra våra utbildningar och studieadministration under och efter studietiden, detta sker genom att du får ett studerandekonto (AD-konto). Dessa används sedan för att styra behörigheter samt som underlag för synkronisering till andra lärplattformar.

De personuppgifter vi behandlar om dig under en utbildning i dessa tjänster och verktyg är:

• Ditt namn
• Personnummer
• Adress
• E-post
• Telefonnummer
• Skola
• Klass
• Utbildningsomgång
• Studieuppehåll,
• Avbrott,
• Avbrottsorsak,
• Individuell studieplan,
• Kurser,
• Start- och slutdatum,
• Underlag för betyg,
• Betyg,
• LIA-plats,
• Utbildnings- eller examensbevis samt uppgifter i fritext.

Om du lånar en dator av skolan under studietiden kommer vi även att behandla datornamn och IP-adress, då vi för ett register över utlånade datorer (VAM) samt använder antivirusprogram (Windows Defender) för att skydda klienterna mot skadlig kod och intrång. Uppgifterna gallras när behov inte längre föreligger (max 5 år).

Uppgifterna tillhandahålls av dig i samband med din ansökan, under din studietid eller samlas in och registreras av oss under utbildningens gång.

Mottagare av personuppgifter

Dina personuppgifter kan behandlas av undervisande personal, konsulter och leverantörer som stödjer oss i att administrera och genomföra utbildningen. Vi samarbetar även med flera personuppgiftsbiträden som hanterar information för oss:

• AcadeMedia Support AB
• Omniway AB
• Learnpoint AB
• Microsoft Ireland – levererar för våra administrativa system, såsom SharePoint och Teams.
• Scrive – används av vissa av våra verksamheter för digital signering av avtal. När detta sker delas dina personuppgifter med Scrive för att möjliggöra signeringsprocessen.
• För att Futuregames AB ska kunna följa upp sin ekonomi kan dina personuppgifter även behandlas av skolledningen, business controllers och revisorer.

Vilka ytterligare tjänster som används kan variera beroende på utbildning. För mer information om specifika tjänster kan du kontakta din utbildningsanordnare.

Rättslig grund

Behandling av dina personuppgifter i syfte att tillhandahålla utbildning, administrera dina studier och betyg samt utfärda utbildningsbevis/examensbevis vid utbildningens slut sker med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i GDPR. Detta innebär att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse, nämligen att genomföra utbildningen enligt utbildningsplanen och utfärda examensbevis i enlighet med 2 kap. 7–15 §§ förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan.

Behandling av personuppgifter för ekonomiska ändamål, såsom bokföring och redovisning, sker med stöd av den rättsliga grunden rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i GDPR. Detta innebär att vi enligt lag är skyldiga att behandla dessa uppgifter. Den aktuella lagstiftningen som reglerar detta är 7 kap. 1 § Bokföringslagen (1999:1078), som ställer krav på hantering och bevarande av ekonomisk information.

Behörighetshantering, inklusive åtkomststyrning och uppgiftsminimering, sker också med stöd av den rättsliga grunden rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i GDPR. Detta följer av kraven på säkerhet och dataskydd enligt artikel 32 i GDPR, som föreskriver att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder ska vidtas för att säkerställa en säker behandling av personuppgifter.

Bevarande tid

Personuppgifter gallras när de inte längre behövs, dock senast efter fem år. Under studietiden bevaras din studiedokumentation för att kunna utfärda examens- eller utbildningsbevis. Enligt kraven från Myndigheten för yrkeshögskolan sparas dina handlingar så länge utbildningen ingår i yrkeshögskolan och i upp till två år efter att utbildningen inte längre omfattas av yrkeshögskolan. Det innebär att dokumentationen sparas så länge den utbildning du gått är en YH-utbildning hos oss. Därefter raderas din studiedokumentation.

Övriga personuppgifter som behandlas sparas i enlighet med gällande lagstiftning eller gallras när de bedöms vara inaktuella och enligt AcadeMedias arkiveringsrutiner (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb).

Om du vill behålla material som finns i lärplattformen efter att utbildningen avslutats, rekommenderas att du överför materialet till ett privat konto eller en egen lagringsplats innan utbildningen slutar. Efter avslutad utbildning inaktiveras ditt användarkonto, och du kan då inte längre logga in i lärplattformen. Personuppgifter kopplade till Omniway raderas två år efter att studierna avslutats.

I samband med betygsättning under utbildningen hanterar vi följande personuppgifter om dig:

• Personnummer
• Namn
• Betyg

Mottagare av personuppgifter

Undervisande medarbetare och konsulter, Omniway AB som leverantör av tjänsten som betygen hanteras i. Uppgifterna behandlas inom EU/EES.

Rättslig grund

Myndighetsutövning, betygsättning i enlighet med 2 kap. 10 – 11 §§ Förordning (2009:130) om yrkeshögskolan

Bevarande tid

Betygsammanställning bevaras i två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört.

Beroende på utbildningsform kan det finnas rättsliga krav på att dokumentera deltagarnas närvaro. Vid utbildning på plats registreras närvaro av säkerhetsskäl, exempelvis för att kunna följa brandrutiner. Vid digital distansutbildning sker närvaroregistrering automatiskt via Microsoft Teams.

Personuppgifter som behandlas

• Närvaro
• Frånvaro
• Namn
• Kurs/Utbildning

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifterna delas med din hemkommun och, vid behov, med myndigheter i enlighet med gällande lagkrav. Uppgifterna kan även behandlas av undervisande personal, konsulter och leverantörer som stödjer oss i administrationen och genomförandet av utbildningen. Vi samarbetar med flera personuppgiftsbiträden som hanterar information åt oss:

• AcadeMedia Support AB
• Omniway AB
• Learnpoint AB
• Microsoft Ireland som levererar administrativa system, såsom SharePoint och Teams.

Rättslig grund

Behandlingen av personuppgifter vid närvaro- och frånvarohantering grundas på rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i GDPR när det finns lagkrav, exempelvis Skollagen (2010:800), Förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan och Studiestödslagen (1999:1395). När närvarohanteringen sker som en del av en utbildningsuppgift av allmänt intresse, sker behandlingen med stöd av artikel 6.1 e i GDPR.

Bevarande tid

Personuppgifterna sparas i upp till två år efter avslutad utbildning, i enlighet med gällande arkiveringsplan (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb).

Efter att du är klar med din utbildning hos oss genomförs en kursutvärdering för att följa upp hur du upplevt utbildningen vilket är ett krav enligt lag. I samband med detta behandlas följande uppgifter:

• Namn
• Utbildning

Mottagare av personuppgifter

Leverantör som tillhandahåller formulär, Myndigheten för Yrkeshögskolan samt personal som ansvarar för utvärderingen.

Rättslig grund

Rättslig förpliktelse, 4 kap. 10 § förordning (2009:130) om yrkeshögskolan

Bevarande tid

I enighet med arkiveringsplan (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb) bevaras underlaget i två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört.

Under vissa förutsättningar kan du ha rätt till särskilt pedagogiskt stöd eller anpassningar. Om du har det behandlar vi följande personuppgifter om dig:

• Namn
• Utbildning
• Behovet och de handlingar som ligger till grund och visar ditt behov
• Känsliga personuppgifter i form av uppgifter om hälsa kan förekomma genom diagnos eller liknande

Mottagare av personuppgifter

Undervisande personal eller konsult samt leverantör av system för underlaget. I detta fall gäller det leverantör av vår lärplattform Omniway AB samt vår tjänsteleverantör Microsoft Ireland, som levererar de administrativa systemen SharePoint och Teams, där informationen lagras och hanteras.

Rättslig grund

Rättslig förpliktelse, utbildningsanordnare ska säkerställa att de studeranden som behöver särskilt pedagogiskt stöd får det enligt 2 kap. 3 § förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan.

Bevarande tid

I enlighet med arkiveringsplan (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb) bevaras dokumentation avseende extra anpassningar i 2 år efter avslutad utbildning.

I våra yrkeshögskoleutbildningar ingår lärande i arbete (LIA). I samband med det behandlar vi följande uppgifter om dig:

• Namn
• Utbildning
• Samarbetsavtalet för LIA-perioden
• Kontrakt med LIA-platser (som dina personuppgifter kan förekomma i)
• Bedömning av din insats

Mottagare av personuppgifter

LIA/APL-plats, undervisande personal eller konsult, leverantör av system där uppgifterna behandlas. Dessa system är Omniway AB samt Microsoft Ireland, som levererar de administrativa systemen SharePoint och Teams där informationen lagras och hanteras. Vissa av våra verksamheter använder också det digitala verktyget Scrive för signering av avtal. Vid signering delas dina personuppgifter med Scrive för att göra signeringsprocessen möjlig.

Rättslig grund

Rättslig förpliktelse, utbildningsanordnare ska säkerställa att det finns LIA-platser enligt 2 kap. 3 § förordning (2009:130) om yrkeshögskolan.

Bevarande tid

Bedömningsunderlaget och samarbetsavtal för LIA bevaras två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört. Kontrakt med LIA-plats gallras två år efter att utbildningen avslutats.

I syfte att planera, följa upp, analysera, dokumentera och utveckla våra utbildningar kan personuppgifter komma att hanteras.

Personuppgifter som behandlas

• Betyg
• Enkätsvar
• Kursutvärderingar,
• Examens- eller utbildningsbevis,
• Klagomålsärenden och uppföljningar om arbete efter avslutad utbildning

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifterna samlas in direkt från den studerande och kan hanteras av olika roller inom organisationen, såsom utbildningsledare, regionchefer, kvalitetsansvariga, utbildare samt bolags- och koncernledning. Uppgifterna kan även behandlas av tjänsteleverantören Microsoft Ireland, som tillhandahåller de administrativa systemen SharePoint och Teams där informationen lagras och hanteras.

Rättslig grund

Rättslig förpliktelse, bedriva systematiskt kvalitetsarbete 4 kap. 2 § förordning (2009:130) om yrkeshögskolan.

Bevarande tid

I enlighet med AcadeMedias arkiveringsrutiner (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb):

• Betyg och betyg efter prövning; två år efter att beslutet att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört
• Examens- och utbildningsbevis, bevaras
• Enkätsvar och kursutvärderingar: två år efter att beslutet att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört
• Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen samt anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen, 5 år efter beslut
• Uppföljning av arbete efter avslutad utbildning, 5 år efter avslutad utbildning.

I syfte att rekvirera statsbidrag och rapportera till Myndigheten för yrkeshögskolan, MYH, behandlar vi personuppgifter som krävs för extern rapportering.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Utbildning
• Uppgift om du är aktiv på en utbildning eller inte

Mottagare av personuppgifter

För rapportering och rekvirering används MYH:s system Mina sidor, där MYH ansvarar för sin behandling av personuppgifter. Internt i verksamheten används Omniway AB för löpande skoladministration, till exempel närvaro och betygsregistrering, men studiedokumentation och rekvireringsunderlag sparas inte lokalt av Futuregames, utan hanteras genom MYH:s system.

Rättslig grund

Allmänt intresse, bedriva yrkeshögskola och rekvirera statsbidrag i enlighet med 5 kap. 1 § förordningen 2009:130 om yrkeshögskolan.

Bevarande tid

MYH ansvarar för lagring av de uppgifter som hanteras i Mina sidor. Futuregames sparar inte studiedokumentation eller rekvireringsunderlag i egna system, utan använder MYH:s tjänst Mina sidor för information om så behövs.

Om du studerar på Futuregames AB och får studiemedel från CSN lämnar vi ut personuppgifter om dig. Detta är enligt lag en skyldighet för läroanstalter.

Personuppgifter som behandlas:

• Namn
• Personnummer
• Utbildning
• Om du är aktiv på utbildningen

Mottagare av personuppgifter

CSN samt Omniway AB som levererar det system som vi hämtar uppgifterna från.

Rättslig grund

Rättslig förpliktelse, uppgiftsskyldighet för läroanstalter enligt 6 kap. 9 § studiestödsförordningen (2000:655).

Bevarande tid

CSN är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som vi lämnar till dem och hanterar dessa enligt sina egna arkiveringsrutiner. Uppgifterna överförs till CSN via deras digitala system i enlighet med gällande regelverk och krav.

Innan överföring till CSN sparar vi underlag enligt vår arkiveringsplan Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb De typer av underlag som behandlas är beslut om studieavbrott, studieuppehåll och klasslistor.

• Beslut om studieavbrott och studieuppehåll sparas i fem år efter beslut
• Klasslistor sparas till dess att de blir inaktuella, sex månader efter examensdatum.

Som deltagare i våra verksamheter kan du samtycka till att skolan fotar, filmar, och/eller spelar in ljud där dina personuppgifter förekommer som skolan sedan kan använda i marknadsföring och informationsutskick.

Om du lämnat ditt samtycke till att vara med på bilder, filmer och ljud som vi publicerar på våra sociala medier, t ex Instagram och Facebook så behandlas även dina personuppgifter där. När du skrev under samtyckesblanketten fick du information om förutsättningarna för publiceringen och vad samtycket gäller, samma information finns samlad här.

När vi använder material innehållande personuppgifter inom våra verksamheter, ska det ske med beaktande av dataskyddsförordningen (GDPR). För att få fotografera, filma, spela in ljud eller skriva om elever och sprida materialet internt eller i marknadsföringssyfte, behövs samtycke.

Intern information och marknadsföring

Skolan är både en del av Futuregames AB och AcadeMedia-koncernen. Ibland skapas och används material (bilder/filmer/ljud) i skolmiljö- eller sammanhang med medverkande elever i kompetensutvecklande syfte, exempelvis vid utbildning för medarbetare. För att få lov att skapa och publicera material internt där eleven medverkar, behöver vi ditt samtycke. Materialet kommer som längst publiceras i tre år. Ifall samtycke givits kommer studerande inte att informeras inför varje publiceringstillfälle.

Extern information och marknadsföring

För att fotografera, filma och/eller spela in den studerande i skolmiljö eller undervisningssammanhang och därefter publicera eller sprida materialet i marknadsföringssyfte (t.ex. i sociala medier, visning vid öppet hus eller annonskampanjer) behöver vi ditt samtycke. Ifall samtycke givits kommer studerande inte att informeras inför varje publiceringstillfälle. Bilderna kommer som längst att vara publicerade i tre år.

Återkalla samtycke

Du kan alltid återkalla ditt samtycke genom att mejla eller genom att kontakta personalen på skolan, du behöver inte motivera varför. Ett tillbakadraget samtycke betyder dock inte att tidigare publiceringar blir olagliga, eftersom samtycket var giltigt under perioden som de publicerades.

Vid publiceringen behandlas följande personuppgifter:

• Bild, film- och/eller ljud
• Eventuellt namn

Mottagare av personuppgifter

Allmänhet och följare av våra sociala medier, leverantör av tjänsterna där materialet publiceras. Vissa av våra verksamheter använder ett digitalt verktyg för signering av samtyckesblanketter då delas det med detta vilket är Scrive. Allmänhet och följare av våra sociala medier, leverantörer av tjänsterna som används. Vid användning av Meta:s tjänster samt Linkedin exponeras och/eller överförs personuppgifter till USA baserat på art. 45 GDPR adekvansbeslut.

Rättslig grund

Samtycke, återkallande av samtycke kan ske genom att kontakta skola

Bevarande tid

När två år har passerat, eller om samtycket tas tillbaka, kommer materialet tas bort från vårt arkiv och från platser där det har publicerats. Om du har frågor om när uppgifterna kommer raderas kontakta skolan.